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项目沟通管理
项目沟通管理
沟通管理概述
沟通管理是保证及时与恰当地生成、搜集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所需的过程。
沟通管理包括制订沟通计划,形成一定的汇报机制,将项目相关的信息传递给所有项目相关人。
沟通活动包括:制订沟通计划、会议及报告
沟通方式:正式与非正式沟通
沟通管理规划
沟通规划:是确定项目利害关系者的信息与沟通需求,包括谁需要何种信息,何时需要以及如何向他们传递。
 制订沟通计划
1、公司内外部和PDT核心团队及外围团队的沟通需求
2、确定发生在IPMT、PDT核心团队及外围团队之间的会议、报告和其它类型的沟通
3、制订沟通计划,将沟通的需求、沟通的报告、用于沟通的应用软件和参与沟通的项目团队信息记录下来(开发流程中已包含此内容)
沟通汇报机制
(1). IPMT决策会议
参加成员:IPMT主席,IPMT执行主席,核心成员,扩展成员,汇报人员,秘书组
时间:原则上每双周召开一次(每月25日,各PDT上报下月决策评审计划)
组织者:IPMT秘书机构,项目管理
主持人:IPMT主席/执行主席
主要议题:
 产品战略及产品路标规划战略决策评审
1)年度产品规划回顾
2)远期产品规划回顾
3)项目优先级回顾
4)关键件采购策略等
 产品开发过程决策评审(概念/计划/早期销售/可获得性决策)
 产品生命周期终止决策评审(EOL)
 会议总结
输出:《IPMT决策会议问题点跟进表》
《IPMT决策会议纪要》
     《IPMT决策评审会议决议》
(2). 产品线例会
参加成员:LPDT、各职能部门长
时间:两周一次
主持人:产品线总监
主要议题:
 在研项目瓶颈问题
 待立项项目进展
 项目优先级讨论及通报
 项目变更情况通报
 其他
 会议总结
输出:(1)、在研项目状态一览表
(2)、产品线例会纪要
注:各产品线根据具体情况确定会议频度。
(3). 项目各TR点(里程碑)评审会议 
参加成员:项目经理及XPDT
时间:各TR评审点
组织者:PQA
主持人:SE
主要议题:
 TE通报该里程碑阶段产品成熟度情况;
 RDPDT汇报产品风险度及产品现存问题改善计划;
 MNPDT汇报制程风险度及制程成熟度;
 给出该里程碑阶段评审结论。
输出:TRX 评审报告
(4). PDT核心成员周例会
参加成员:PDT 核心成员XPDT
时间:每周定期召开
主持人:LPDT
主要议题:
 各XPDT总结/通报该时间段的工作完成情况及出现的问题;
 提出/跟踪项目中存在的问题、风险;
 明确问题的所有人及解决方案。如无法在PDT内解决,将问题升级;
 确定下一阶段的工作安排。
 输出:PDT核心成员周例会记要
(5). PDT各子团队例会
    参加成员:各子团队成员(R&D、Industrial、Purchasing、Quality等)
    时间:每周各子团队定期召开(不定形式)
主持人:项目各子团队XPDT
主要议题:
 检讨该时间段各子团队各平台小组的运作状况;
 提出/跟踪项目中存在的问题、风险;
 明确问题的所有人及解决方案;
 确定下一阶段的工作安排。
输出:子团队会议纪要或项目跟进表
(6). 专题问题会议(临时性召集会议)
参加成员:相关项目成员及平台人员
时间:不定
主持人:问题的拥有者
主要议题:
 研讨问题的原因、对策及实施方案
注:以上会议(IPMT决策会议除外)要求均不超过一个小时为宜。
以上形式属于正式沟通,其优点是沟通效果好;缺点是沟通速度慢,受时间定期限制,缺乏灵活性。同时在沟通管理中可以适当补充一些非正式沟通方式。
非正式沟通在正式沟通外进行的信息传递和交流,如不定期的走动管理,问题抽样调查,同项目组各成员间进行不定期的私下交流等。其优点是沟通方便、速度快,灵活性强;缺点是信息来源度往往过于片面, 出现信息失真的可能性大。

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